Comment réussir le passage au coworking : les bonnes pratiques essentielles

Impliquer les salariés pour réussir la transition vers le coworking

Il est indispensable d’impliquer les collaborateurs le plus tôt possible, dès le début du projet. Les moyens pour associer les collaborateurs et équipes internes au changement sont assez classiques.

Il peut s’agir, par exemple, de mettre en place des groupes de travail en charge de sujets concrets, comme l’aménagement des zones de détente, l’équipement des salles de réunion, la vérification des éléments de mobilier (bureaux, chaises, etc.). Les membres de ces groupes de travail assurent ainsi le rôle d’ambassadeurs du projet auprès de leurs collègues.

Les points d’information et d’échange réguliers à destination de tous les salariés sont des outils simples à mettre en œuvre. Au-delà d’informer sur l’avancement du projet, l’objectif est aussi de permettre aux employés d’exprimer leurs attentes, leurs craintes et freins éventuels, leurs souhaits et de poser leurs questions.

La clé d’une implication réussie tient davantage dans la volonté sincère des initiateurs du projet que dans les méthodes utilisées.

Consulter les instances représentatives avant le passage au coworking

Les entreprises évoluent dans un environnement structuré par la loi, le Code du travail. Dans ce contexte, il est utile de rappeler deux éléments essentiels pour réussir la mise en place du coworking en entreprise :

• communiquer l’information au préalable, auprès des instances représentatives de l’entreprise ;
• les consulter et les associer au processus décisionnel.

Ainsi, comme le stipule l’article L2312-8 du Code du travail, pour les entreprises de plus de 50 personnes, tout aménagement modificatif des conditions de travail – comme la mise en place du flex office – doit faire l’objet d’une consultation du Comité Social et Économique (CSE).

Plus que sur les étapes obligatoires de consultation, ces instances sont compétentes sur une large variété de sujets en lien avec un projet de passage en flex office.

Adapter l’organisation du télétravail au coworking

Le flex office est un environnement de travail qui n’est pas concentré sur un seul endroit. En effet, les collaborateurs ont la possibilité de faire du télétravail et de venir au bureau, selon une organisation définie.

Lors de la définition et mise en place de cette politique, il est important de tenir compte des besoins de l’entreprise, comme de ceux du salarié. L’organisation doit être conçue afin de favoriser la productivité et stimuler la créativité, tout en offrant une structure d’accueil adéquate.

Voici quelques éléments clés à définir précisément dans une organisation en télétravail :

• les missions qui peuvent être effectuées à distance ou non ;
• la fréquence et la durée du télétravail ;
• les directives en matière de communication et de collaboration ;
• les attentes en matière de délais et de produits livrables.

Optimiser l’aménagement de votre espace de travail partagé

Le passage au flex office peut paraître intimidant, surtout lorsqu’il s’agit de l’aménagement des locaux. Cependant, quelques facteurs clés sont à garder à l’esprit afin d’assurer aux collaborateurs une transition en douceur.

Il est important de tenir compte des besoins et des missions de chaque salarié. Certains préfèrent des bureaux privés, d’autres des espaces de coworking ouverts. Il est également essentiel de considérer le type de travail qui sera effectué dans chaque espace. Par exemple, les bureaux privés garantissent davantage de discrétion et peuvent être plus adaptés au travail confidentiel, tandis que les espaces de coworking ouverts favorisent l’échange et la collaboration.

Par ailleurs, il faut penser à prendre en compte la fluidité de circulation dans les locaux de l’entreprise. Cela afin de garantir à l’ensemble des salariés des déplacements facilités autour des bureaux.

Simplifier l’accès aux espaces de coworking pour vos équipes

Il est impératif de penser à prendre en compte la simplicité d’accès aux locaux. En effet, il est plus judicieux de s’implanter dans un lieu central, accessible par les différents moyens de transport, afin que le temps de trajet domicile/travail des collaborateurs soit le plus court et agréable possible.

L’installation en centre-ville permet par exemple aux usagers du flex office d’être au plus proche de toutes les commodités et des transports en commun. Il faut également penser à l’aménagement d’un parking pour les employés qui se déplacent en voiture. La proximité avec les sorties de grands axes routiers est aussi primordiale pour les salariés les plus excentrés.

Chez OUIFLEX, nous mettons tout en œuvre pour que nos coworkers accèdent le plus facilement possible à nos locaux. Notre centre de coworking Le Bois Lilas, implanté à la limite entre Rennes et Saint-Jacques-de-la-Lande, est ainsi très bien desservi et accessible par tous les moyens de transports :
• Métro : station de la nouvelle ligne b
• Bus : lignes de bus du réseau STAR
• Vélo : local à vélos au rez-de-chaussée du bâtiment
• Voiture : parking souterrain pour les clients du centre, parc relais de stationnement pour les visiteurs, sortie rocade à proximité
• Avion : aéroport à moins de 10 minutes en voiture
• Train : gare TGV à 5 stations en métro

L’accessibilité des locaux peut aussi jouer un rôle dans la visibilité de l’entreprise près de son lieu d’implantation et, par extension, influer positivement sur sa notoriété.